Trong cơ cấu tổ chức của một công ty luật hiện đại, Phòng phụ trách tư vấn luật trực tuyến có vai trò như cầu nối nhanh chóng giữa khách hàng và đội ngũ luật sư. Quá trình tư vấn trực tuyến thường bắt đầu từ việc khách hàng tiếp cận qua website, email, số điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin. Bộ phận tiếp nhận sẽ ghi nhận thông tin ban đầu, bao gồm họ tên, nội dung cần tư vấn, lĩnh vực pháp lý liên quan, cùng với mong muốn hoặc mục tiêu của khách hàng. Việc này giúp phân loại vụ việc để chuyển đến đúng luật sư có chuyên môn.

Sau khi tiếp nhận, luật sư phụ trách sẽ nghiên cứu sơ bộ nội dung, xác định vấn đề pháp lý cốt lõi và chuẩn bị các căn cứ pháp luật liên quan. Trong giai đoạn này, luật sư không chỉ dựa vào quy định hiện hành mà còn tham chiếu đến thực tiễn xét xử, án lệ và kinh nghiệm hành nghề để đưa ra hướng xử lý phù hợp. Tư vấn có thể được thực hiện dưới hình thức gọi điện trực tiếp, nhắn tin, họp video hoặc gửi văn bản tư vấn chi tiết, tùy theo mức độ phức tạp của vụ việc và yêu cầu của khách hàng.